A Companhia de Desenvolvimento da Paraíba apresentou nesta quarta-feira (31), a convite da Secretaria de Estado da Administração da Paraíba – SEAD-PB, o estudo de caso de revitalização e reestruturação do arquivo da Cinep no VI Encontro de Gestão Documental. Na oportunidade, a equipe responsável pelo arquivo compartilhou os processos implementados para a organização do mesmo e as soluções adotadas para a manutenção do armazenamento de documentos.
“A gestão documental no âmbito dos órgãos e secretarias do Estado tem a finalidade de proporcionar um melhor fluxo dos processos e atos administrativos, por isso é de fundamental importância que cada gestor se empenhe o máximo no sentido de recrutar especialistas em arquivologia, biblioteconomia e com boa formação em TI. Este é o caminho para uma gestão documental de excelência” – comentou Joseane Freires, coordenadora do arquivo da Cinep.
Ainda segundo a Joseane, o trabalho de recuperação do arquivo foi retomado no primeiro semestre deste ano e conta com a colaboração dos estagiários Arthur Campelo (discente de Biblioteconomia – UFPB); Emmanuel Carneiro (discente de Biblioteconomia – UFPB); e Gabriel Teodosio (discente de Arquivologia – UFPB).
“Os nossos estagiários conseguem formar uma equipe muito bem sintonizada. Cada etapa do processo é iniciada com prévia reunião onde sempre é focado o cuidado com a manipulação da massa documental. Até o momento, o conhecimento em arquivologia e biblioteconomia dos estagiários tem feito a diferença na preservação do nosso acervo”.
O trabalho de revitalização e recuperação do arquivo da Cinep tem contado com apoio da diretoria da Companhia, especialmente a administrativa, o que tem sido fundamental para o sucesso dessa implementação.
“Nossa diretoria administrativa, com aval da presidência, vem apoiando, sem medir esforços, o trabalho realizado no arquivo da Cinep, tanto que ganhamos notoriedade no âmbito estadual e por isso fomos convidados a apresentar o pouco que já conseguimos. Para nós, isso é bem gratificante, pois entendemos que estamos no caminho certo”, frisou Joseane.
Sobre a contribuição que a Cinep faz ao apresentar o estudo de caso, a coordenadora destacou a importância do apoio da direção e da eficiência para os avanços que a gestão do arquivo tem feito.
“A nossa contribuição é passar para todos a informação de que esse trabalho só está sendo possível porque conseguimos apoio do gestor e eficiência na equipe que põe a mão na massa, no caso, os nossos excelentes estagiários”.
O VI Encontro de Gestão Documental é uma realização da Secretaria Executiva de Modernização e Transformação Digital, em parceria com a Secretaria de Estado de Governo e o Arquivo Público do Estado da Paraíba. O evento contou com a participação de representantes das CPADs, comissões permanentes de avaliação de documentos, dos órgãos estaduais.
